Functieomschrijving:

De directiesecretaresse verricht alle voorkomende secretariële en ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de algemeen directeur en de financieel directeur. Daarnaast verricht zij/hij administratieve werkzaamheden ten behoeve van de organisatie. Deze werkzaamheden variëren in aard en frequentie.
De directiesecretaresse is verantwoordelijk voor:
- Correcte afhandeling van correspondentie;
- Inspelen op omstandigheden, daar waar de algemeen directeur niet direct aanwezig is, binnen de door de algemeen directeur aangegeven grenzen;
- Vertrouwelijke omgang met uit hoofde van de functie bekende gegevens.
De directiesecretaresse is bevoegd tot:
- Prioriteitstelling van de eigen werkzaamheden, binnen het door de algemeen directeur aangegeven kader;
- Zelfstandig afhandelen van telefoon-, fax- en emailberichten, binnen het door de algemeen directeur aangegeven kader.
Taken:
- Plannen, voorbereiden, opnemen, uitwerken, kopiëren, verzenden en archiveren van inkomende en uitgaande correspondentie, notulen, notities en andere stukken;
- Afhandelen van telefoon-, fax- en emailberichten;
- Het organiseren, plannen en noteren van afspraken;
- Bewaken van gemaakte afspraken;
- Organiseren van bijeenkomsten, vergaderen en besprekingen;
- Vertalen of laten vertalen van diverse stukken;
- Actueel houden van (elektronisch) archief en documentatie;
- Organiseren van reizen (inclusief visumaanvragen);
- Maken van hotelreserveringen;
- Zorgdragen voor het voeren van de juiste kilometeradministratie van bedrijfsauto's;
- Verwerken van declaraties in het geautomatiseerde systeem;
- Coördineren bij ontvangst van bezoek en gasten;
- Het bijhouden van de algemene agenda (aan- en afwezigheid bezoekers, vergaderruimtes).

Vereiste vaardigheden:

Gewenste eigenschappen

Wij bieden: Wij bieden je een fulltime baan, voor langere tijd binnen een internationaal opererend bedrijf. Je salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring.
Hebben wij je interesse gewekt? Dan komen wij graag met je in contact. Reageren op de vacature kan via de website van In Person middels een korte motivatie en je CV.

Sector: Techniek industrie

Opleidingsniveau: HBO/ HTS

Dienstverband: Fulltime